Download hier onze AVG-verklaring.
AVG verklaring
Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat TOOS Waddinxveen het AVG-programma heeft doorlopen en
dat TOOS Waddinxveen zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft TOOS Waddinxveen
kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten
aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door TOOS Waddinxveen zijn te vinden op de volgende
pagina(‘s) van deze verklaring.
Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 22-5-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.
____
Door TOOS Waddinxveen is verklaard dat:
De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:
Lidmaatschap
Persoonsgegevens NAWTE + geboorte datum
Overeenkomst Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor
bijeenkomsten;
Verwerking door wie: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
NAWTE gegevens worden in het ledenadministratiepakket van de KNGU ingevoerd. Gegevens van oud leden
worden hierin geruime tijd bewaard. Gegevens van oud leden worden in principe niet meer gebruikt. Alleen als wij
oud leden nog willen bereiken, kunnen wij ze benaderen via dit systeem. Voor niet KNGU leden is er een excellijst
die op dezelfde manier werkt. Alleen enkele bestuurders en vrijwilligers kunnen bij deze gegevens.
Lidmaatschap en extra profielinformatie
Persoonsgegevens NAWTE + profielinformatie zoals: schoen- en/of kledingmaat, dieet wensen, etc;
Overeenkomst Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor
bijeenkomsten;
Verwerking door wie: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Profielinformatie wordt in principe niet bewaard. Alleen voor het kamp worden dieetwensen genoteerd.
Aanmelden voor nieuwsbrief
Persoonsgegevens Naam en e-mailadres;
Overeenkomst Aanmelding voor nieuwsbrief (formulier op de website);
Verwerkingen Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven;
Verwerking door wie Afdeling communicatie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Leden krijgen een keer per maand een nieuwsbrief per email. Ook bij bijzondere activiteiten worden de leden
gemaild
Medewerkers
Persoonsgegevens NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;
Overeenkomst Arbeidsovereenkomst;
Verwerkingen Salariëring;
Verwerking door wie HRM-afdeling;
Bewaartermijn Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
Voor de arbeidscontracten zijn deze gegevens noodzakelijk. De vereniging heeft een aantal medewerkers in dienst.
De penningmeester bewaart deze gegevens en is de enige die dit bezit.
Vrijwilligers
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Vrijwilligersovereenkomst;
Verwerkingen Informatieverstrekking;
Verwerking door wie: Afdeling communicatie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder;
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Veel vrijwilligers helpen deze vereniging. Er wordt jaarlijks een vrijwilligerslijst opgesteld om een presentje aan deze
vrijwilligers te geven. Deze wordt op dit moment vijf jaar bewaard. Als vrijwilligers een vergoeding ontvangen, dan
wordt een overeenkomst opgesteld. Deze wordt zeven jaar bewaard.
Vooral overeenkomsten mbt dienstverband. Lidmaatschapsgegevens met name
geregistreerd in digimembers.
De vereniging verklaart verder:
Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.
Zodra wij de verklaring AVG hebben zullen wij deze op de website zetten.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze
hebben gekregen.
De enige persoonsgegevens die wij doorgeven betreffen de gegevens voor salarisverwerking
De persoonsgegevens worden bewaard in het ledenpakket van de KNGU en enkele excel bestanden
Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware
waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen
en te installeren.
Excelbestanden worden op meerdere plaatsen opgeslagen
Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens niet beveiligd met een back-up.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn
buiten de EU.
NAW gegevens van leden, die hun lidmaatschap hebben beëindigd worden nog een aantal jaren bewaard. Oud leden
worden soms nog gemaild in geval van een nieuw opgestarte les die mogelijk interessant voor hen is en in geval van
een reünie. Financiële gegevens worden alleen door de penningmeester bewaard.
Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze
verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
- Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
- Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
- Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning.
- Circa 90% van onze persoonsgegevens zit in in het ledenadministratie pakket van de KNGU. Om hierbij te kunnen is een
gebruikersnaam en wachtwoord noodzakelijk. Financiële gegevens zijn in het bezit van de penningmeester - Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een
gebruikersnaam en een wachtwoord. - In de bestuurskamer bevind zich een map met alle telefoonnummers van de leden. Deze is nodig om bij calamiteiten de
ouders van de leden te kunnen bereiken - Wij als vereniging hebben niet alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot
en grendel. - Als vereniging versturen wij maandelijks een nieuwsbrief of informatie over evenementen. In het verleden zijn emails
voor lotenverkoop verstuurd. Dit zullen wij niet meer versturen - Wij als verenigingen vragen vooraf altijd toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct markering.
- Ouders tekenen de lidmaatschapskaart van de leden jonger dan 16 jaar.
- Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke
toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.Aldus verklaard door:Naam vereniging: Multisportvereniging T.O.O.S. WaddinxveenNaam persoon: Auke Siersema
Plaats: Waddinxveen
Datum: 22-5-2018